董总个人资料保护声明书

  1. 马来西亚华校董事联合会总会(董总)尊重并致力于保护您的个人资料与私隐。此个人资料保护声明书列明董总在2010 年个人资料保护法之条文下,如何收集和处理您的个人资料。请注意董总可以在任何时候,在无预先通知您的情况下修改此声明书,并通过我们的网站发布修订版本和其他董总认为适合的沟通方式和途径来通知各界。在本声明书中任何提及“我们”是指董总

  2. 个人资料类型
    1. 个人资料是指涉及到您,因任何在以下条款5 (Section 5) 所列明的用途中(“用途”)而被收集或提供给董总的任何资料。
    2. 这些个人资料包含,但不限于,您的姓名、身份证号码、护照号码、联络号码、电邮、性别、出生日期、婚姻状况、宗教、学术记录、教育背景、财务和银行帐号资料、职业、国籍、职位、公司名称、影像、照片等。

  3.  个人资料收集(个人资料来源)

    董总通过以下管道收集您的个人资料:

    1. 直接从您通过报名注册(考试相关业务、课程、讲座、研讨会、会议)、填写表格(纸本、电子档及电子表格)、电邮、电话、短讯、社交媒体、询问、名片、问卷、调查、面试、合约、报价单、账单及类似情况下,您选择提供资料给我们;
    2. 间接从第三方获取如授权的代理、校方、相关社团和公共领域;
    3. 当您到访董总所摄录到的CCTV记录;
    4. 当您进入董总时智能卡记录;
    5. 您浏览董总网站的资料,包括但不限于交通数据、地点、及您访问过的资源。

  4. 必要性的个人资料

除非另有说明,所有相关表格和文件中要求提供的资料是必要的。如果您无法提供这些必要性的个人资料,我们可能无法处理您的请求和/或向您提供相关的产品或服务。

  1. 收集和处理个人资料的用途
    1. 董总收集和进一步处理您的个人资料是为以下用途:
      • 处理您的申请,包括报考和成绩上诉、培训和工作坊(内部、国内及国外培训)、生活营、奖学金、贷学金、国内外升学、工作申请、研讨会、讲座及会议;
      • 处理和与您沟通有关我们的活动、会议、董总各工作委员会、考试事务(包括但不局限于命题、审题、监考、评阅、考卷运送、统考文凭等)、出版事务、课程事务、学生事务、师资事务、及其他产品和服务;
      • 联络和/或提供您有关我们活动预告、会议、会讯、宣传品、新出版刊物等您感兴趣的资讯;
      • 处理您参与董总所举办活动的支付款项;
      • 处理您提供产品或服务的支付款项及其他相关事项;
      • 处理您的订购和订阅我们的出版刊物、产品和服务;
      • 刊登在我们的出版物;
      • 供分析及研究用途;
      • 维护和更新您的会员资料档案;
      • 筹款和慈善活动;
      • 改善我们的素质和提升我们的服务以确保您对我们的满意度;
      • 回应您的查询,并解决您与董总交涉上可能发生的问题;
      • 其它任何与以上相关的用途。
    1. 董总只处理您自愿提供给我们的个人资料。
    2. 在某情况之下,你会提供相关的第三方个人资料以供您提供资料的用途。在这情形之下,您代表和保证您已获得相关方的同意或有权利提供他们的资料给董总。

  1. 个人资料透露和转移
    1. 董总将不会透露、共享、转移、售卖或租借任何可识别的个人资讯给任何第三方,除非董总获得资料拥有者(资料当事人)的同意。
    2. 无论如何,董总可透露您的个人资料当:
      • 执法机构包括法院、法庭或有关执法人员,对董总有司法权的政府或半政府机构的要求;
      • 相关政府机构、法定机构、行业监管和地方议会或权责单位的要求;
      • 董总的专业顾问,包括律师、会计师、审核员、IT 顾问;
      • 董总委任提供服务的第三方,如银行或财务机构、保险、IT系统/软件供应商、印刷公司、出版公司、培训员、讲师、主讲者、活动承办者及其他指导顾问;
      • 与董总合作为您提供服务的第三方,如校方、奖贷学金赞助人、国内外大专院校和机构、培训、工作坊和活动联办者(国内外)。

  2. 安全

董总将会采取适当的措施以保护个人资料之遗失、误用、修改、未经授权或意外取用或透露、更改或销毁。

  1. 资料保存

董总将依据这份声明所陈述的使用用途所必要的期限以保存个人资料,除非需要更长或法律允许的保存期限。

  1. 资料完整性

董总将采取合理的步骤以确保个人资料的处理在预期的使用是可靠的,及在实行这份声明所说明的用途是准确和完整的。

  1. 取览及更正个人资料权利/个人资料处理的限制
    您可要求取览、更正、删除您的个人资料,或限制资料的处理。您应确保您的个人资料是准确、完整、没有误导和最新的。任何关于您个人资料的询问、更正或投诉,可通过邮寄、电邮或传真的途径提呈相关要求至:

    董总资料保护员
    Blok A, Lot 5, Seksyen10,
    Jalan Bukit,
    43000 Kajang,
    Selangor.
    传真: 603-87362779
    电邮: dpo@dongzong.my
  1. 语文
    这份声明以英文、马来西亚文及中文发布。倘若在声明书当中的英文版本和马来西亚文版本及中文版本之间出现矛盾和资讯不一致的情形下,我们将以英文版本为标准。

 

Personal Data Protection Statement for Dong Zong

  1. United Chinse School Committees’ Association of Malaysia (“Dong Zong”) respects and is committed to the protection of your personal data and your privacy. This Personal Data Protection Statement explains how Dong Zong collects and handles your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia. Please note that Dong Zong may amend this statement at any time without prior notice and will notify you of any such amendment by posting a revised version on our website or by such other platform or mean of communication as deemed suitable by Dong Zong. Any reference to “we”, “us” or “our” in this statement is a reference to Dong Zong.

  2. Types of personal data 
    1. Personal data means any information which relates to you and which was collected by or provided to Dong Zong for any of the purposes stated in Section 5 below (“Purposes”).
    2. Your personal data may include, but is not limited to, your name, NRIC number, passport number, contact details, email, gender, date of birth, marital status, religion, academic records, educational background, financial and banking account details, occupation, citizenship, position, company name, image, photo and etc.

  3. Collection of personal data (source of the personal data)
  4. Dong Zong collect your personal data by: 

    1. Directly from you, through registration (examination related operation, courses, talks, seminars, conference), completion of forms (hardcopy, digital copy and e-form), emails, phone call, SMS, sosial media, inquiries, name card, questionnaire, survey, interview, contract, quotation, invoice and similar situations in which you have chosen to provide the information to us;
    2. Indirectly from third parties such as authorized representatives, school authority, related association and public domain;
    3. CCTV recording captured during your visit to Dong Zong premises;
    4. Smart card record during your access to Dong Zong;
    5. Details of your visits to the Dong Zong website including, but not limited to traffic data, location data, and the resources that you access.
  1. Obligatory personal data
    All information requested for in the relevant forms and documents is obligatory to be provided by you unless stated otherwise. Should you fail to provide the obligatory information, we may be unable to process your request and/or provide you with relevant products or services.
  1. Purposes of collecting and processing
    1. Your personal data is collected and further processed by Dong Zong for the following purposes:
      • To process your application for examination registration and result appeal, training and workshop (in-house, local and foreign), camp, scholarship, study loan, further study local and abroad, job application, seminars, talks and conference;
      • To administer and communicate with you in relation to our events, meetings, various Dong Zong working committees, examination affairs (may include but not limited to exam question, exam paper review, invigilation, exam paper marking, exam paper transferring, exam certificate, etc.), publication affairs, curriculum affairs, student affairs, teacher affairs, and others products and services;
      • To contact you and/or provide you with information regarding upcoming events, meeting, newsletters, propaganda material, new publication, and etc. which may be of interest to you;
      • To process any payments related to your participation in events conducted by Dong Zong;
      • To process any payments and others business related to products or services provided by you;
      • To process your order and subscription to our publications, products and services;
      • To publish in our publications;
      • For analysis and research purpose;
      • Maintaining and updating your subscription membership details file;
      • Fund raising and charity activities;
      • To improve the quality and upgrade our services to ensuring your satisfaction;
      • Respond to your enquiry and resolve any issues which may arise in connection with any dealing with Dong Zong;
      • Any other purpose which related to the above.
    1. Dong Zong will only use your personal data that you provide to us voluntarily.
    2. In some circumstances, you may have provided personal information relating to others (third parties) for the Purposes. In such cases, you represent and warrant that you had or have their consent or are otherwise entitled to provide their information to Dong Zong.

  2. Disclosure or transfer of personal data
    1. Dong Zong will not disclose, share, transfer, sell or rent personally identifiable information of any user to any third party except where Dong Zong has with the consent from data owner (data subject).
    2. However, Dong Zong may disclose your personal information when:
      • Require by law enforcement agencies including courts, tribunals or authorities, whether government or quasi-governmental having jurisdiction over Dong Zong;
      • Relevant governmental agencies, statutory authorities, industry regulators and local councils or requirement of a competent authority;
      • Dong Zong’s professional consultants, including lawyer, accountant, auditor, IT consultant; 
      • Third parties appointed by Dong Zong to provide services to Dong Zong such as banks or financial institutions, insurance, IT system/software vendors, printing companies, publishing companies, trainers, lecturer, speakers, event organiser and other advisers; 
      • Third parties who collaborate with Dong Zong to provide services to you such as school authority, scholarship and study loan sponsor, local and foreign institution and organisation, training, workshop and event co-organiser (local and foreign).

  3. Security
    Dong Zong shall take appropriate measures to protect personal data from loss, misuse, modification, unauthorized or accidental access or disclosure, alteration or destruction.
  1. Data retention
    Dong Zong will retain personal data for the period necessary to fulfill the purposes outlined in this statement unless a longer retention period is required or permitted by law.
  1. Data integrity
    Dong Zong shall take reasonable steps to ensure that the personal data processed is reliable for its intended use, and is accurate and complete for carrying out the purposes described in this statement.
  1. Right to access and correct personal data / Limiting the processing of personal data
    You may request for access to, correction, deletion of your personal information or limit the processing. You should ensure your personal data is accurate, complete, not misleading and up-to-date. Any inquiries, correction or complaints with respect to your personal information may also be channelled to us by submitting such request to Dong Zong via post, email or fax at:

    Data Protection Officer Dong Zong
    Blok A, Lot 5, Seksyen10,
    Jalan Bukit,
    43000 Kajang,
    Selangor.
    Fax No: 603-87362779
    Email: dpo@dongzong.my
  1. Language
    This statement publish in English, Bahasa Malaysia and Chinese. In the event of any conflict and discrepancy between this English language statement and its corresponding Bahasa Malaysia statement and Chinese statement, the terms in this English language statement shall prevail.

 

Kenyataan Perlindungan Data Peribadi Dong Zong
  1. Persekutuan Persatuan-Persatuan Lembaga Pengurus Sekolah Cina Malaysia (“Dong Zong”) menghormati dan komited untuk melindungi data peribadi dan privasi anda. Kenyataan Perlindungan Data Peribadi ini menjelaskan cara-cara pihak kami mengumpul dan mengendalikan data peribadi anda berdasarkan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia. Sila ambil perhatian bahawa Dong Zong boleh meminda kenyataan ini bila-bila masa tanpa notis terlebih dahulu dan anda akan diberitahu tentang sebarang pemindaan tersebut melalui laman web atau apa-apa cara komunikasi yang dianggap sesuai oleh Dong Zong. Sebarang rujukan kepada “KAMI” dalam kenyataan inI adalah merujuk kepada Dong Zong.
  2. Jenis data peribadi
    1. Data peribadi bermakna sebarang data berkaitan dengan anda yang dikumpul atau dibekalkan kepada Dong Zong bagi tujuan-tujuan yang dinyatakan di Seksyen 5 di bawah (“Tujuan”).
    2. Data-data peribadi anda adalah termasuk nama, nombor NRIC, nombor pasport, telefon number, e-mel, jantina, tarikh lahir, status perkahwinan, agama, rekod akademik, latar belakang pendidikan, kewangan dan maklumat bank akaun, pekerjaan, warganegara, jawatan, nama syarikat, gambar, foto dan lain lain. Walau bagaimanapun, jenis data-data peribadi yang dikumpul tersebut adalah tidak terhad ketika pihak kami menjalankan proses pengumpulan data.
  3. Pengumpulan data peribadi (sumber data peribadi)
    • Dong Zong mengumpul data peribadi anda dengan cara-cara berikut:
    1. Memperolehi secara langsung daripada anda melalui pendaftaran (pemeriksaan terhadap operasi berkaitan, kursus, ceramah, seminar, persidangan), pengisian borang-borang (salinan kertas, salinan digital dan borang elektronik), e-mel, telefon, SMS, media sosial, pertanyaan, kad nama, soal selidik, kajian selidik, temuduga, kontrak, sebutan harga, invois dan mana-mana situasi yang anda memilih bagi membekalkan maklumat kepada pihak kami;
    2. Memperolehi secara tidak langsung daripada pihak ketiga seperti wakil-wakil yang diberi kuasa oleh pihak kami, pihak berkuasa sekolah, persatuan-persatuan yang berkenaan dan industri-industri awam;
    3. Rakaman CCTV semasa anda melawat premis Dong Zong;
    4. Kad pintar anda direkodkan semasa memasuki Dong Zong;
    5. Butir-butiran ketika melayari laman web Dong Zong direkodkan tetapi tidak terhad kepada data trafik, data lokasi, dan sumber-sumber yang telah anda akses.
  1. Data peribadi wajib
    Semua maklumat yang diminta dalam borang-borang yang berkenaan adalah wajib untuk anda membekalkan kecuali dinyatakan sebaliknya. Sekiranya anda gagal untuk membekalkan maklumat yang diwajibkan tersebut, kami mungkin tidak dapat memproseskan permintaan anda dan/atau membekalkan perkhidmatan atau produk yang berkenaan kepada anda. 
  1. Tujuan pengumpulan dan pemprossesan data peribadi
    1. Data peribadi anda dikumpul dan diproses selanjutnya oleh Dong Zong adalah untuk tujuan seperti berikut:
      • Untuk memproseskan permohonan anda untuk pendaftaran peperiksaan dan rayuan keputusan peperiksaan, latihan dan bengkel (dalam organisasi, tempatan dan luar negeri), kem, biasiswa, pinjaman pelajaran, sambung belajar di tempatan dan luar negeri, pemohonan pekerjaan, seminar, ceramah dan persidangan;
      • Untuk mengendali dan berkomunikasi dengan anda tentang aktiviti kami, mesyuarat,  jawatankuasa kerja Dong Zong, urusan peperiksaan (termasuk tetapi tidak terhad kepada soalan peperiksaan, semakan soalan peperiksaan,  pengawasan peperiksaan, semakan kertas peperiksaan, pemindahan kertas peperiksan, sijil peperiksaan dan lain-lain.), urusan penerbitan, urusan kurikulum, hal ehwal pelajar, hal ehwal guru serta produk dan perkhidmatan yang lain;
      • Untuk menghubungi dan/atau membekalkan maklumat aktiviti-aktiviti yang akan datang, mesyuarat, risalah, bahan promosi, penerbitan baru dan apa jua maklumat yang anda berminat kepada anda;
      • Untuk memproseskan mana-mana bayaran yang berkenaan dengan penyertaan anda dalam aktiviti-aktiviti yang dianjurkan oleh Dong Zong;
      • Untuk memproseskan mana-mana bayaran dan urusan lain yang berkenaan dengan produk atau perkhidmatan yang dibekalkan oleh anda;
      • Untuk mengendalikan pesanan dan langganan anda terhadap bahan-bahan penerbitan, produk dan perkhidmatan daripada pihak kami;
      • Untuk dipaparkan dalam bahan-bahan terbitan pihak kami;
      • Untuk tujuan analisa dan kajian;
      • Untuk penyelengaraan dan pengemaskinian data keahlian anda;
      • Untuk pengumpulan dana dan aktiviti amal;
      • Untuk meningkatkan kualiti dan menaikkan taraf perkhidmatan kami untuk memastikan kepuasan anda;
      • Untuk memberikan maklum balas atas pertanyaan anda dan menyelesaikan isu-isu yang tertimbul ketika anda berurusan dengan Dong Zong;
      • Sebarang tujuan yang berkenaan dengan perkara-perkara yang disebutkan di atas.
    1. Dong Zong hanya akan mengurus data peribadi anda yang mana anda membekalkan kepada kami secara sukarela.
    2. Dalam sesetangah keadaan, anda mungkin membekalkan maklumat perbadi pihak ketiga untuk tujuan tertentu. Maka, ia bermakna anda mewakili dan menjamin bahawa anda telah mendapat persetujuan daripada pihak berkenaan supaya berhak untuk membekalkan data mereka kepada Dong Zong.

  2. Pendedahan atau pemindahan data peribadi
    1. Dong Zong tidak akan mendedah, berkongsi, memindah, menjual atau menyewa mana-mana maklumat peribadi yang dapat mengenal pasti identiti individu kepada mana-mana pihak ketiga kecuali Dong Zong mendapat kebenaran daripada pemilik data (subjek data).
    2. Walau bagaimanapun, Dong Zong akan mendedahkan maklumat peribadi anda apabila:
      • Diminta oleh agensi penguatkuasaan undang-undang termasuk mahkamah, tribunal atau pihak berkuasa, sama ada kerajaan atau separa kerajaan yang mempunyai bidang kuasa ke atas Dong Zong;
      • Agensi-agensi kerajaan, badan berkanun, pengawal selia industri dan dewan-dewan undangan tempatan yang berkenaan;
      • Penasihat-penasihat Dong Zong termasuk peguam, akauntan, juruaudit dan penasihat IT;
      • Pihak ketiga yang dilantik oleh Dong Zong untuk membekalkan perkhidmatan kepada kami seperti bank atau institusi kewangan, insuran, sistem IT/pembekal perisian, syarikat percetakan, syarikat penerbitan, jurulatih, pensyarah, penceramah, penganjur aktiviti dan lain-lain;
      • Pihak ketiga yang berkerjasama dengan Dong Zong untuk membekalkan perkhidmatan kepada anda, seperti pihak sekolah, penaja biasiswa dan pinjaman pelajaran, institusi pendidikan dan organasasi tempatan dan luar negeri, latihan, bengkel dan penganjur-penganjur aktiviti bersama (tempatan dan luar negeri).

  3. Keselamatan
    Dong Zong akan mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk melindungi data peribadi daripada kehilangan, penyalahgunaan, pengubahsuaian, diakses dan didedahkan tanpa kebenaran atau secara tidak sengaja serta pemindahan atau pemusnahan.
  1. Penyimpanan Data
    Dong Zong hanya akan menyimpan data peribadi untuk tempoh tertentu bagi memenuhi tujuan yang dinyatakan dalam kenyataan ini. Hal demikian kecuali tempoh penyimpanan yang lebih lama diperlukan atau dibenarkan oleh undang-undang.
  1. Integriti Data
    Dong Zong akan mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa data peribadi yang diproses tersebut adalah boleh dipercayai serta tepat dan lengkap untuk melaksanakan tujuan yang disebutkan dalam kenyataan ini.
  1. Hak untuk mengakses dan meminda data peribadi/Had pemprosesan data peribadi
    Anda adalah berhak untuk meminta supaya mengakses, membetulkan, memadamkan maklumat peribadi atau menghadkan pemprosesan. Anda dikehendaki memastikan data peribadi anda adalah tepat, lengkap, tiada pengeriluan dan terbaru. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, pembetulan atau aduan tentang maklumat peribadi, anda adalah dialu-alukan supaya mengemukakan kepada Dong Zong melalui pos, e-mel atau faks melalui maklumat-maklumat seperti berikut:

    Pegawai Perlindungan Data Dong Zong
    Blok A, Lot 5, Seksyen10,
    Jalan Bukit,
    43000 Kajang,
    Selangor.
    Faks: 603-87362779
    E-mel: dpo@dongzong.my
  1. Bahasa
    Kenyataan ini dipaparkan dalam Bahasa Inggeris, Bahasa Malaysia dan Bahasa Cina. Sekiranya mempunyai sebarang konflik dan percanggahan antara kenyataan dalam Bahasa Inggeris dengan kedua-dua bahasa tersebut, terma-terma kenyataan dalam Bahasa Inggeris merupakan rujukan utama dalam kenyataan ini.